المشاكل وكيفية حلها

عملية حل المشكلة

    عملية حل المشكلة تتم على خمس عمليات رئيسة ، و هي :

أولاً : تمييز المشكلة وتحليلها

    يمكن أن تمر المشاكل دون أن نلحظها مالم نستخدم أساليباً مناسبة لاكتشافها ، وعندما يتم اكتشافها فإننا نحتاج إلى إعطائها إسماً أو تعريفاً مؤقتاً لمساعدتنا في تركيز بحثنا عن مزيد من المعلومات المتصلة بها ، ومن خلال هذه المعلومات يمكننا أن نعد وصفاً أو تعريفاً صحيحاً لها .

ثانياً : تحليل المشكلة

    نحتاج إلى فهم المشكلة قبل أن نبحث عن حلول لها ، ومالم يتم ذلك فإن الجهود اللاحقة التي سنبذلها لحلها يمكن أن تقودنا في الاتجاه الخطأ ، وتتضمن عملية تحليل المشكلة جمع كل المعلومات ذات الصلة بها ، وتمثيلها بطريقة ذات معنى لكي يتسنى لنا رؤية العلاقات بين المعلومات المختلفة .

ثالثاً : وضع حلول ممكنة

   يتضمن وضع الحلول الممكنة تحليل المشكلة للتأكد من فهمها تماماً ، ومن ثم وضع خطط عمل لمعالجة أية معوقات تعترض تحقيق الهدف ، ويتم تطوير الحلول العملية من خلال عملية دمج وتعديل الأفكار ، وهناك العديد من الأساليب المتوفرة للمساعدة في إنجاز هذه العملية ، ويجب أن تتذكر أنه كلما كان لديك عدد أكبر من الأفكار لتعمل عليها كانت فرصتك لإيجاد حل فاعل أفضل .

رابعاً : تقييم الحـلول

   إذا كانت هناك مجموعة من الحلول المحتملة للمشكلة ؛ فعليك أن تقيِّم كلاً منها على حدة مقارناً بين نتائجها المحتملة ، ولهذا فإنك تحتاج إلى أن :

·       تحدد صفات النتيجة المطلوبة بما في ذلك القيود التي يجب أن تراعيها .

·       تطرح الحلول التي لا تراعي القيود المفروضة .

·       تقيِّم الحلول المتبقية بالنسبة للنتيجة المطلوبة .

·       تقيِّم المخاطر المرتبطة بالحل الأفضل .

·       تقرر الحل الذي ستنفذه .

 خامساً : تنفيذ الحل الذي اخترته

   يتطلب تنفيذ الحل خطة تحتوي أموراً مهمة منها :

1-الإجراءات المطلوبة لتحقيق الهدف .

2-المقاييس الزمنية .

3-المصادر اللازمة .

4-تتضمن الخطة أيضاً طرقاً للتقليل من المخاطر إلى أدنى حد ممكن ولمنع الأخطاء .

5-تتضمن أيضاً إجراءات علاجية في حالة عدم سير أية مرحلة على النحو المخطط لها .

    وأثناء التقدم في عملية التنفيذ تفقد باستمرار الإجراءات المتخذة ، وقارنها بالنتيجة المتوقعة ، وأي انحراف عن المعيار المتوقع يجب أن يعالج بصورة سريعة .

    وعندما يستكمل التنفيذ تتم مراجعة مدى النجاح الكلي للحل ، وقد تكون هناك حاجة لمزيد من الإجراءات إذا لم يتم تحقيق الهدف .

الفشل في حل المشاكل بفعالية

   تشمل الأسباب التي تجعل الأفراد سيفشلون في إيجاد حلول فاعلة ما يلي :

·       عدم إتباع المنهجية .

·       عدم الالتزام بحل المشكلة .

·       إساءة تفسير المشكلة .

·       الافتقار إلى معرفة بأساليب ( تقنيات ) وعمليات حل المشكلة .

·       عدم القدرة على استخدام الأساليب بفعالية .

·       عدم استخدام الأسلوب المناسب لمشكلة معينة .

·       عدم كفاية المعلومات ، أو عدم صحتها .

·       عدم القدرة على دمج التفكير التحليل بالتفكير الإبداعي .

·       عدم القدرة على ضمان التنفيذ الفاعل .

المعوقات النفسية للحل الفاعل للمشكلة

أولاً : الإدراك

   هناك معوقات قد تظهر عندما لا ندرك المشكلة ، أو المعلومات اللازمة لحلها بشكل صحيح ، وتشمل هذه الصعوبات مايلي :

1.    رؤية ما نتوقع أن نراه فقط ، بحيث نغفل عن احتمالية رؤية الغير للحل الصحيح للمشكلة ، والذي غاب عن نظرنا .

2.    عدم إدراك المشكلة بشكل فاعل ، حيث نميل إلى التسرع في حل المشكلة بناء على ما نلحظه من أشياء واضحة فحسب دون بذل الجهد إلى ما هو أكثر من ذلك ، مما يؤدي إلى نقص في المعلومات ، الأمر الذي يؤدي بنا عدم الفهم الصحيح للعلاقة بين الأجزاء المختلفة للمشكلة .

3.    تنميط ( قولبة ) المشاكل بمعنى استخدام مسميات غير مناسبة ، فعلى سبيل المثال ربما يكون هناك أكثر من سبب لعدم استلام شيك من عميل يتأخر غالباً في السداد ، فلربما يكون السبب عدم إصدار فاتورة له ، أو أن الفاتورة لم تصل ، أو ربما يكون شيك العميل فُقِد في البريد ... ، وعليه من الخطأ أن نساوي تلقائياً عدم الاستلام بعدم الدفع .

4.    عدم رؤية المشكلة طبقاً لأبعادها الحقيقية ، فنقوم بالاعتماد  على المعلومات الجزئية ، ونهمل المعلومات الكلية التي تجلِّي لنا حجم المشكلة وأبعادها .

وسوف تساعدك الخطوات البسيطة التالية من رؤيتك للصورة كاملة ، وهذه الخطوات هي :

أ- ضع أنظمة وإجراءات تنبهك إلى المشاكل والفرص المحتملة .

ب-لا تعتمد على مقاييس غير واضحة وفردية .

ج-حدِّد المشاكل وحلها بدقة متأكداً من جمع كل المعلومات ذات الصلة .

د-تأكد إن كنت استخدمت معلومات غير صحيحة ، أو وضعت افتراضات بشأن ماله صلة بالمشكلة وما ليس له صلة بها .

هـ-اطلب وجهات نظر الأشخاص الآخرين .

و-استخدم التمثيل البياني للمشاكل لتوضيح العلاقة بين الجوانب المختلفة للمشكلة .

ز-راجع بانتظام الوضع الحالي .

  ثانياً : التعبير

يمكن أن تشمل الصعوبات المتعلقة بالتعبير مايلي :

·       عدم القدرة على التعبير عن الأفكار بشكل مناسب .

·       استخدام اللغة الخاطئة في العمل على حل المشكلة .

·       عدم المعرفة بتطبيقات اللغة .

ونستطيع أن نتخذ بعض الخطوات لتحسين قدراتنا التعبيرية فمثلاً يمكنك أن :

1.    تحدد أي اللغات التي ستساعدك على الأرجح في حل مشكلة معينة .

2.    اطلب مساعدة خبراء في المشاكل التي تنطوي بالضرورة على لغة لست طليقاً فيها .

3.    حاول استخدام لغات أخرى عدا اللغات المعيارية كأن تستخدم مثلاً لغة بصرية بدل لغة الكلمات ، أو أن تستخدم لغة الجداول بدل بيانات الخام  .

4.    تتأكد من تكيُّفك مع مستوى فهم الجمهور ، وأن تستخدم معه لغة مناسبة  عند شرحك لأفكار معينة .

ثالثاً : الانفعال ( العاطفة )

   يمكن أن يسبب لنا تكويننا الانفعالي صعوبات عندما يتعارض مع احتياجات حل المشكلة ، ونضرب بعض الأمثلة على ذلك :

·       الخوف من ارتكاب أخطاء أو الظهور بمظهر الغبي أمام الناس وخاصة لو كانوا من الزملاء ، ونتيجة لذلك فإننا نميل إلى وضع أهداف سهلة متجنبين خطر الفشل .

·       عدم الصبر ، حيث أن رغبتنا في التقليل من القلق من خلال إضفاء نظام على الموقف ، أو رغبتنا في كسب تقدير من خلال إحراز النجاح يمكن أن يجعل صبرنا ينفد أثناء حل المشكلة ، والعاقبتان الرئيسيتان المترتبتان على ذلك هما : الميل إلى التشبث بأي حل  معروض  دون إجراء تحليل كاف للمشكلة ، والميل إلى رفض الحلول أو الأفكار غير المألوفة بشكل غريزي تقريباً .

·       تجنب القلق أو التوتر ، فمثلاً يكره بعض  الأشخاص التغيير بشدة ؛ لأنه ينطوي على عدم اطمئنان يمكن أن يهددهم .

·       الخوف من المجازفة .

    وهناك الكثير من الخطوات العملية التي يمكنك أن تتخذها من أجل الحد من آثار الانفعال منها :

1.    افحص بشكل تحليلي الأفكار والأساليب الموجودة .

2.    تقبل الحقيقة ، وهي بأنك متى ما كنت تسعى إلى طرق جديدة وأداء أفضل لشيء ما ؛ فإنه لابد من حصول أخطاء .

3.    تذكر بأن العديد من الأشخاص يلاقوا السخرية والاستهزاء على جهودهم وحلولهم ، ثم عُرفوا بعد ذلك باختراعات عظيمة .

4.    إذا كنت مازلت تخشى الظهور بمظهر الغبي حاول أن تطبق أفكارك عملياً قبل أن تعرضها على الآخرين ، أو ضع حججاً منطقية لإثبا ت أنها ستنجح .

5.    إذا كنت تكره التغيير تخيل تطبيق أمنياتك على الواقع لترى الفوائد التي ستجنيها منه .

6.    اتبع منحاً منهجياً صارماً للسيطرة على التعجل أو على نفاد الصبر .

7.    قلل من التوتر من خلال معالجة المشاكل بخطوات تمكنك من أن تديرها بشكل أفضل ، وإن لزم الأمر اطرح المشكلة جانباَ لفترة مؤقتة ، ثم عد إليها فيما بعد.

8.    إذا لم ترغب بالمجازفة حدد النتائج غير المحمودة المحتملة ، ثم ابحث عن طرق للحد ما أمكن من خطر حدوثها .

9.    إذا ظهر بأن مشكلة ما غير مثيرة للتحدي تخيل أقصى ما يمكنك أن تجنيه من فائدة إذا ما استخدمت معها حلاً جديداً.

رابعاً : التفكير

   إن لدينا قدرات للتفكير ، ولكن المصدر الرئيسي للمعوقات التي تعترض حل مشاكلنا هو الكيفية التي نستخدم  فيها القدرات ، وتشمل هذه المعوقات مايلي :

·       الافتقار إلى المعرفة أو المهارة في عملية حل المشكلة  .

·       عدم كفاية التفكير الإبداعي .

·       الافتقار إلى المرونة في التفكير .

·       الافتقار إلى المنهجية في عملية التفكير.

    إن التدرب يزيد من سهولة استخدامنا للتفكير المرن أثناء حل المشكلة غير أن الاستراتيجيات التالية يمكن أن تفيدنا أيضاً :

1-   كن منهجياً واعمل بشكل منظم .

2-   انظر في الطريقة الأفضل لكل مشكلة .

3-   تدرب على استخدام الوسائل المساعدة المتنوعة لحل المشاكل .

4-     إذا لم تفهم لغة المشكلة أو إذا لم تملك المعرفة المناسبة لها اعمل مع شخص آخر لديه هذه المعرفة .